Approfondimenti31/10/2024
I limiti della pianificazione progettuale rigida e dettagliata
I limiti della pianificazione progettuale
Per rispondere alle consolidate logiche di definizione del budget annuale e pluriennale tipiche della maggior parte delle aziende, la pianificazione progettuale a medio-lungo termine viene considerata indispensabile per poter dare inizio alla fase di sviluppo: la fase di analisi dettagliata è eseguita a priori e ha l’obiettivo di definire con esattezza tempi e i costi. Ma è possibile stimare tempi e costi di un progetto di innovazione digitale? Inoltre, cosa succede quando questa pianificazione dettagliata entra in collisione con un contesto sempre più complesso e imprevedibile?
La necessità di avere un piano predefinito a monte nasce da motivi di per sé validi: bisogna ridurre l’incertezza, anticipando la definizione di tempi e costi, per poi mantenere il controllo progetto. Questo approccio rigido è figlio della cultura manageriale nata nei primi anni del '900 nell'era del taylorismo e corre il rischio di non essere più valido neppure per i settori con processi consolidati, prodotti e servizi standard, bassi livelli di competizione. In ambienti altamente mutevoli, dove le variabili sono infinite e i cambiamenti costanti, questa rigidità rischia di diventare più un ostacolo che un vantaggio.
Un piano dettagliato, seppure in una fase iniziale può dare la sicurezza di una solida e condivisa pianificazione, non può tener conto di tutte le variabili che emergono lungo l’evoluzione del progetto. Quindi, questa modalità non è più un grado di stare al passo con i tempi perché oggi è richiesta una nuova forma di agilità. Un approccio che un tempo poteva funzionare per progetti con complessità minore e non business critical, in cui l’incertezza è limitata, ora è obsoleto e inefficiente per quei ambiti di applicazioni complesse e legate al core business, con lo scope potenzialmente da revisionare nel tempo, e con tecnologie in costante evoluzione.
Esistono strategie per conciliare la necessità di avere una pianificazione aziendale solida e, allo stesso tempo, la capacità di generare valore dal cambiamento. Un approccio agile è quello di definire un livello di accuratezza della stima accettabile nelle prime fasi del progetto, che possa offrire una guida iniziale al management senza concentrare tutte le forze del team in stime rigide a priori. Con l'avanzamento del progetto, l’incertezza viene progressivamente ridotta e il piano diventa più accurato, consentendo una gestione dinamica e realistica.
Ecco alcune tecniche che possono aiutarci a trasformare un piano rigido in un approccio agile e adattabile:
· Il cono d’incertezza: rappresenta un modello che permette di chiarire progressivamente i margini di variazione, riducendo l’incertezza con l'avanzare del progetto. In questo modo, si parte da una stima approssimativa e si arriva a una valutazione sempre più precisa man mano che si raccolgono dati concreti.
· Un Product Backlog omogeneo e dettagliato: gestire il backlog con il giusto anticipo significa evitare pianificazioni eccessive. Il backlog dovrebbe essere strutturato in modo da garantire una visione complessiva e una visione di dettaglio solo per le aree funzionali prioritarie che il team realizzerà prima, compatibilmente con i livelli di incertezza accettabili dall’azienda. In generale, è sempre opportuno che nel backlog ci siano elementi funzionali con taglio end-to-end (testabili da un utente finale), di complessità mediamente omogenea, realizzabili all’interno di uno sprint, incluse attività di testing e quality assessment.
· Il Burndown Chart: questa tecnica visiva permette di monitorare il progresso del progetto rispetto al tempo, aiutando il team a mantenere il ritmo senza perdersi nei dettagli. È uno strumento prezioso per comprendere quanto manca al completamento dei rilasci, mantenendo alta la consapevolezza dei progressi fatti e delle eventuali difficoltà da affrontare.
La chiave è bilanciare pianificazione e adattabilità. In un contesto che cambia continuamente, la flessibilità non è una debolezza, ma una risorsa fondamentale. L’adozione di un approccio agile non significa rinunciare alla pianificazione; significa piuttosto trasformarla in un processo iterativo, dove la gestione del progetto si adatta ai cambiamenti. L'utilizzo di tecniche come il cono d'incertezza, il Product Backlog e il Burndown Chart consente di mantenere il focus sugli obiettivi principali, senza bloccare il processo d'innovazione con dettagli e piani rigidi destinati a diventare presto obsoleti.
La sfida oggi è integrare strutture flessibili in un framework solido che possa rispondere sia alle aspettative del management sia alle dinamiche operative del team, rendendo il cambiamento un alleato e non un ostacolo.